Firma infraTEAM od lat zajmuje się organizacją wydarzeń branżowych. Na ich potrzeby zrealizowaliśmy system wspierający manualne procesy w zakresie ich działania. Celem projektu było stworzenie platformy umożliwiającej sprawne zarządzanie wydarzeniami, rejestracją uczestników, sprzedażą biletów, budżetami, księgowością, agendą, procesem uzyskiwania i wsparcia partnerów, prelegentów. Rozwiązanie zostało zaprojektowane tak, aby uprościć proces organizacji konferencji i ograniczyć liczbę ręcznych działań wykonywanych przez organizatorów.

Problem

Organizacja konferencji wiąże się z wieloma powtarzalnymi i czasochłonnymi zadaniami. W tradycyjnym modelu większość z nich wykonywana jest ręcznie – od sprzedaży biletów, przez zarządzanie listą uczestników, aż po komunikację z partnerami wydarzenia i zarządzanie budżetem.

Najczęstsze problemy pojawiające się przy organizacji wydarzeń to:

• ręczne zarządzanie listą uczestników

• brak centralnego systemu do obsługi wydarzenia

• trudności w kontrolowaniu sprzedaży i księgowości

• duża liczba wiadomości e-mail i ręcznych potwierdzeń

• brak przejrzystego widoku danych dotyczących wydarzenia

Wraz ze wzrostem liczby uczestników proces staje się coraz bardziej skomplikowany i podatny na błędy.

Rozwiązanie

Aby usprawnić organizację wydarzeń, zaprojektowaliśmy system dla firmy infraTEAM – platformę umożliwiającą kompleksowe zarządzanie konferencjami. System wspiera organizatorów na każdym etapie przygotowania wydarzenia – od wysyłania zaproszeń po zarządzanie listą uczestników. Najważniejsze funkcjonalności systemu:

• zarządzanie wydarzeniami i konferencjami

• sprzedaż biletów wraz z obsługą księgową

• zarządzanie budżetem wydarzenia

• zarządzanie agendą wydarzenia

• obsługa partnerów i prelegentów

• centralna baza danych uczestników

• obsługa drukarek identyfikatorów na stanowisku rejestracji

• aplikacja mobilna dla uczestników

Dzięki temu organizatorzy mogą zarządzać całym wydarzeniem z jednego miejsca, a zarazem ułatwić uczestnikom dostęp do aktualnych informacji.

Technologie

System został zbudowany w oparciu o nowoczesne technologie webowe umożliwiające stabilne działanie oraz dalszą rozbudowę systemu.W projekcie wykorzystano między innymi:

• Laravel

• MySQL

• Capacitor

• nowoczesne technologie frontendowe

• architekturę umożliwiającą rozwój platformy

Takie podejście pozwala na łatwe rozszerzanie systemu oraz dostosowanie go do nowych wydarzeń.

Efekty wdrożenia

Wdrożenie systemu znacząco usprawniło proces organizacji konferencji.

Najważniejsze efekty wdrożenia:

• automatyzacja procesu sprzedaży biletów

• uproszczenie zarządzania wydarzeniem

• ograniczenie liczby ręcznych operacji

• lepsza organizacja danych dotyczących konferencji

Dzięki platformie organizatorzy mogą skupić się na przygotowaniu wydarzenia, a nie na zarządzaniu procesami administracyjnymi.

Podsumowanie

infraTEAM pokazuje, jak dedykowane oprogramowanie może usprawnić organizację wydarzeń i konferencji. Automatyzacja procesów oraz centralizacja danych pozwalają znacząco uprościć zarządzanie wydarzeniem i poprawić komfort pracy organizatorów.

Projekt jest przykładem rozwiązania, które realnie wspiera firmy i organizacje w efektywnej organizacji wydarzeń branżowych.

Chcesz stworzyć podobny system?

Jeśli Twoja firma organizuje wydarzenia, konferencje lub szkolenia i potrzebuje systemu do zarządzania uczestnikami oraz procesem rejestracji – skontaktuj się z nami. Pomożemy zaprojektować rozwiązanie dopasowane do Twoich potrzeb.